Tips sắp xếp tủ tài liệu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp

Một chiếc tủ dùng để giấy tờ hay các chứng từ quan trọng là một dạng đồ nội thất không thể thiếu trong các văn phòng hiện nay. Chúng cũng cần được bày trí khoa học và hợp lý nhất để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần.

Khi đặt tủ ở nơi có phong thủy tốt sẽ tăng động lực làm việc đồng thời tinh thần giải quyết công việc cũng nâng cao và hiệu quả hơn. Các rủi ro trong việc tính toán sổ sách, tổng hợp hay làm báo cáo cũng giảm thiểu đáng kể.

Bố trí tủ tài liệu ra sao là hợp lý nhất?

Mặc dù văn phòng nào cũng có những chiếc tủ để tài liệu nhưng không phải đơn vị nào cũng biết cách lắp đặt và sắp xếp mọi thứ được hài hòa với không gian làm việc. Chúng ta có thể tham khảo những nguyên tắc sau để có được chiếc tủ văn phòng thẩm mỹ và gọn gàng nhất.

Đặt tủ tài liệu ở vị trí thuận tiện, dễ thấy và không cản trở lối đi lại.

Hướng tủ nên đặt theo mệnh và hướng mang đến vượng khí cho văn phòng để giúp nhân viên tập trung cao độ khi làm việc. Nhiều chuyên gia phong thủy cho hay, tủ tài liệu cần hướng ra cửa chính để tránh tà khí. Thường người ta sẽ đặt theo hướng Bắc vì đây là hướng Tài Lộc.

Tủ tài liệu càng chọn màu sáng như màu ghi, màu trắng hay màu sữa,… sẽ làm nổi bật không gian chung và giúp căn phòng thêm tươi mới hơn.

Đặt tủ nơi có bề mặt bằng phẳng, không gồ ghề, lồi lõm hoặc tiếp xúc trực tiếp với nền nhà ẩm ướt vì điều này khiến tủ mất thăng bằng gây đổ tủ, hỏng chân tủ và gây mất an toàn cho người dùng.

Quy trình sắp xếp tủ tài liệu khoa học và ngăn nắp

Chọn tủ hồ sơ: Tùy theo không gian làm việc, phòng ốc cao cấp hay các tòa chung cư lâu năm mà bạn nên chọn tủ có chất liệu phù hợp. Hiện nay tủ gỗ và tủ sắt là hai loại tủ được ưa chuộng nhất. Bạn có thể lựa chọn để bố trí cho văn phòng của mình.

Phân loại các kiểu tài liệu: Khi sắp xếp tài liệu vào tủ, bạn để riêng báo cáo, hợp đồng, chứng từ, catalogue… sẽ tạo thói quen ngăn nắp cũng như đẩy nhanh tiến độ tìm kiếm và hoàn thiện công việc liên quan.

Sắp xếp giấy tờ vào các ngăn tủ: Khi đã hoàn thiện bước phân loại, chúng ta sẽ sắp xếp hồ sơ theo thời gian và tính chất. Cụ thể, theo thời điểm soạn thảo và hoàn thiện, bạn sắp xếp theo ngày, tháng, quý hoặc năm đồng thời chọn ra các hồ sơ có tính chất quan trọng từ bình thường tới bảo mật.

Cuối cùng, chúng ta để hồ sơ ngay ngắn trong tủ và thêm ghi chú theo công việc để dễ tìm.